Privacy policy

FILOform, gevestigd aan De Kraaldert 2, 4191 PH Geldermalsen, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Contactgegevens:

FILOform B.V.
De Kraaldert 2
4191 PH Geldermalsen
Nederland
T: +31 (0)88 998 1299

De afdeling Verkoop & Boekhouding fungeert als functionaris voor gegevensbescherming van FILOform. De afdeling Verkoop is bereikbaar via infonl@filoform.com.

Persoonsgegevens die wij verwerken

FILOform verwerkt uw persoonsgegevens omdat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf verstrekt. FILOform levert uitsluitend producten aan de zakelijke markt (b2b). Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

• Voornaam en achternaam
• Seks
• Adresgegevens (bedrijfsgegevens)
• Telefoonnummer (zakelijk + direct nummer of mobiel)
• E-mailadres (zakelijk)
• IP-adres
• Informatie over uw activiteiten op onze website
• Internetbrowser en type apparaat
• Bankrekeningnummer (bedrijfsgegevens)
• Voor welk doel en op welke basis wij persoonsgegevens verwerken

FILOform verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Uw betaling verwerken
• Het versturen van onze nieuwsbrief en/of brochures
• U kunt indien nodig bellen of e-mailen om onze diensten uit te voeren.
• U informeren over wijzigingen in onze diensten en producten
• Om u goederen en diensten te leveren

FILOform verwerkt ook persoonsgegevens als we hiertoe wettelijk verplicht zijn, zoals informatie die we nodig hebben voor onze belastingaangifte.

Geautomatiseerde besluitvorming

FILOform neemt geen beslissingen op basis van geautomatiseerde verwerking over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor mensen. Het gaat hierbij om beslissingen die worden genomen door computerprogramma's of -systemen, zonder dat er een persoon (bijvoorbeeld een medewerker van FILOform) tussen zit.

FILOform maakt gebruik van de volgende computerprogramma's of -systemen: – niet van toepassing –

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

FILOform bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor uw gegevens worden verzameld. Uw persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt voor de communicatie tussen beide organisaties met betrekking tot offerteaanvragen en bestellingen. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende categorieën.

Offerte aanvragen

FILOform verwerkt de volgende gegevens voor het uitbrengen van offertes. Deze gegevens worden vastgelegd in ons ERP-systeem. Voor actieve klanten van FILOform worden offertes voor onbepaalde tijd bewaard en dienen ze als naslagwerk. Bedrijven die een offerteaanvraag indienen, maar uiteindelijk geen order plaatsen, worden na ongeveer 24 maanden als inactief geregistreerd in het ERP-systeem. Wanneer de betreffende klant als inactief wordt aangemerkt, worden alle contacten automatisch uit het klantendossier verwijderd.

Gegevensverzoek:

• E-mailadres
• Voornaam en achternaam
• Geslacht
• Bedrijfsnaam
• Telefoonnummer
• Adresgegevensbedrijf

Bestellingen:

FILOform verwerkt de onderstaande gegevens voor bestellingen. Deze gegevens worden geregistreerd in ons ERP-systeem. Gegevens die voortvloeien uit een bestelling zijn onderworpen aan een fiscale bewaarplicht en moeten zeven jaar worden bewaard. FILOform is wettelijk verplicht om zijn administratie gedurende deze periode te bewaren. Voor actieve klanten van FILOform worden bestellingen met persoonsgegevens voor onbepaalde tijd bewaard en dienen als referentiewerk. Bedrijven die al meer dan zeven jaar geen bestelling hebben geplaatst, worden in het ERP-systeem als inactief geregistreerd. Wanneer de betreffende klant als inactief wordt aangemerkt, worden alle contacten automatisch uit het klantendossier verwijderd.

Gegevensbestellingen:

• E-mailadres
• Voornaam en achternaam
• Geslacht
• Bedrijfsgegevens
• Telefoonnummer
• Adresgegevensbedrijf
• Afleveradres
• Naam afleveradres
• Telefoonnummer contactpersoon
• Het delen van persoonsgegevens met derden

FILOform verstrekt uitsluitend en alleen aan derden indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Cookies of soortgelijke technieken die wij gebruiken

FILOform maakt gebruik van technische en functionele cookies en analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeuren. Hiermee kunnen wij onze website ook optimaliseren. U kunt cookies uitschakelen door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u via de instellingen van uw browser alle eerder opgeslagen informatie verwijderen.

Gegevens bekijken, wijzigen of verwijderen

U hebt het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast hebt u het recht om uw toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Filoform en hebt u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dit betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u hebben in ons computerbestand naar u of een andere door u genoemde organisatie te sturen.

U kunt een verzoek om inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdracht van uw persoonsgegevens of een verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar tegen de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar infonl@filoform.com.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek om inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. Wij reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek.

FILOform wil u er ook op wijzen dat u de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij het Information Commissioners Office. Dit kan via de volgende link: https://ico.org.uk/make-a-complaint/

Hoe wij persoonsgegevens beschermen

FILOform neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met onze klantenservice of via infonl@filoform.com.

Onze website maakt gebruik van HTTPS-beveiliging. HTTPS is een uitbreiding van het HTTP-protocol met als doel een veilige uitwisseling van gegevens. Bij gebruik van HTTPS worden de gegevens versleuteld, waardoor het voor buitenstaanders, bijvoorbeeld afluisteraars, onmogelijk is om te weten welke gegevens worden verzonden.

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar, tenzij zij toestemming hebben van hun ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. We raden ouders aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om te voorkomen dat er gegevens over kinderen worden verzameld zonder ouderlijke toestemming. Als u ervan overtuigd bent dat wij zonder deze toestemming persoonlijke gegevens over een minderjarige hebben verzameld, neem dan contact met ons op via infonl@filoform.comen wij zullen deze gegevens verwijderen.